Artikel Administrasi Digital

 

APLIKASI PENDATAAN TAMU HOTEL BLITZ SEMARANG

 BERBASIS MICROSOFT ACCES

Akmal Zaidaan/7101418152

Prodi Pendidikan Adm. Perkantoran, Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Semarang

 

A.    ABSTRAK

Pembuatan aplikasi ini bertujuan untuk membantu para pelaku usaha bisnis akomodasi agar dapat mengelola data pelanggan serta data keuangan mereka dengan benar. Pembuatan aplikasi ini menggunakan aplikasi bantuan microsoft acces dengan membentuk menu serta form sesuai kebutuhan bisnis akomodasi. Dalam penggunaanya pihak resepsionis atau staff hotel dapat mengakses aplikasi ini untuk membantu operasional hotel serta membantu pelaporan keuangan hotel dengan bantuan menu laporan. Harapanya aplikasi ini dapat digunakan oleh banyak pelaku usaha akomodosi terutama dikelas menengah kebawah untuk membantu mereka mengelola bisnis mereka. Dengan begitu pelaku usaha dapat memanfaatkan teknologi untuk membantu bisnis mereka agar semakin mudah.

B.     PENDAHULUAN

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), hotel adalah bangunan berkamar banyak yang disewakan sebagai tempat untuk menginap dan tempat makan orang yang sedang dalam perjalanan. Selain itu menurut Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 1987, hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersial. Usaha hotel adalah usaha penyediaan akomodasi berupa kamar-kamar di dalam suatu bangunan, yang dapat dilengkapi dengan jasa pelayanan makan dan minum, kegiatan hiburan dan atau fasilitas lainnya secara harian dengan tujuan memperoleh keuntungan.

Di era yang serba modern ini penggunaan teknologi untuk membantu jalanya operasional hotel sangatlah penting. Sebuah hotel dapat berjalan lebih efektif dan efisien jika mampu mengimplementasikan teknologi dengan pekerjaan yang ada dalam operasionalnya. Jumlah pengunjung, lama menginap dan jenis kamar harus di data oleh pihak hotel agar dapat mengerti jumlah pemasukan dari layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. Selain itu dengan mengetahui semua hal tersebut dapat mengurangi tindak kecurangan dan penipuan lainya.

Dapat di simpulkan bahwa pendataan yang dilakukan oleh pihak hotel dalam hal ini resepsionis adalah sebuah kegiatan penting yang perlu dilakukan ketika tamu datang untuk menginap atau check in dan juga untuk pergi atau check out. Selain itu pendataan melalui identitas tamu juga sangat penting. Hal itu untuk menghindari tindakan kriminal yang mungkin saja bisa terjadi di lingkup hotel tersebut. Dibutuhkan aplikasi yang mampu mengelola kumpulan data tamu tersebut. Di perlukan adanya pengaplikasian menggunakan media tertentu agar data tamu di hotel dapat dicatat dan dilaporkan mengenai keadaanya kepada pimpinan..

Menurut Hasan Abdurahman dan Asep Ririh Riswaya (2014), aplikasi adalah program siap pakai yang dapat digunakan untuk menjalankan perintah-perintah dari pengguna aplikasi tersebut dengan tujuan mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi tersebut, aplikasi mempunyai arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan salah satu teknik pemrosesan data aplikasi yang biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan data yang diharapkan.

 Menurut (Blee, 2011) Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengola, dan mengola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan unttuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Aplikasi microsoft acces dapat di implementasikan untuk pencatatan semua transaksi . Aplikasi ini merupakan aplikasi sederhana yang dapat digunakan di sebuah organisasi dengan lingkup kecil hingga menengah. Menurut saya aplikasi ini dapat digunakan sebagai media pencatatan dan pendataan mengenai data dan transaksi tamu hotel.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk mengembangkan aplikasi pendataan tamu hotel dengan memanfaatkan aplikasi microsoft acces sebagai database serta pemberi informasi mengenai semua data dan transaksi dari pelanggan hotel Blitz Semarang. Nantinya terdapat sebuah form yang dapat di isi oleh pegawai/ resepsionis untuk menginput data contohnya seperti nama pelanggan, jenis ruangan, lama menginap, dan biaya penginapan

Nantinya akan ada sebuah halaman yang menampilkan informasi mengenai data pelanggan yang sudah di input kedalam aplikasi. Dengan begitu pegawai dapat membuat pelaporan transaksi dengan jangka waktu yang bisa ditentukan. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu pegawai membuat laporan mengenai segala transaksi hotel yang terjadi dengan begitu jumlah pendapatan yang diterima dapat terdata dan dapat dilaporkan kepada pimpinan sesuai dengan keadaan dilapangan.

C.    RUMUSAN MASALAH

1.      Apa saja identifikasi kebutuhan pendataan yang diperlukan oleh Hotel Blitz Semarang ?

2.      Bagaimana penerapan microsoft acces sebagai aplikasi pendataan dapat membantu Hotel Blitz mengelola transaksi yang terjadi ?

D.    TUJUAN

Tujuan dari pengidentifikasian kebutuhan pendataan yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem pencatatan dan pendataan transaksi tamu Hotel Blitz Semarang untuk ditemukan permasalahan dan dapat dibuatkan aplikasi untuk menunjang operasional hotel.

E.     MANFAAT

Aplikasi ini bermanfaat sebagai berikut

1.      Sebagai sumber informasi bagi hotel untuk mengetahui jumlah tamu dan lama menginapnya

2.      Sebagai pendataan mengenai pendapatan yang diterima dari pelayanan hotel yang diberikan

3.      Sebagai informasi kepada pihak pimpinan mengenai semua tamu yang ada untuk menghindari tindakan yang tidak di inginkan

4.      Sebagai sarana untuk melakukan pencarian mengenai tamu hotel agar lebih mudah dan efisien

5.      Pendataan serta pencatatan lebih lengkap dan rapi

 

F.     HASIL DAN PEMBAHASAN

v  Rencana Rancangan Aplikasi Pendataan Tamu Hotel

Aplikasi pendataan tamu hotel adalah sebuah aplikasi sederhana yang berfungsi untuk membantu pegawai hotel mendata, menyeleksi,  dan melaporkan segala kondisi dari tamu yang sedang menginap di hotelnya. Informasi tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan untuk dijadikan masukan serta dasar keputusan mengenai jalanya operasional hotel kedepanya. Selain itu tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan transparansi kepada pihak tertentu mengenai jumlah pendapatan yang diterima serta jumlah tamu setiap bulanya atau pada periode tertentu.

Aplikasi pendataan tamu hotel akan berisi menu sebagai berikut :

Keterangan:

1.      Login

Menu ini berfungsi sebagai menu untuk masuk ke dalam sebuah aplikasi atau sebuah web dengan memasukan id dan pasword. Kedua hal tersebut hanya di ketahui oleh orang yang memiliki kepentingan terhadap aplikasi tersebut sehingga tidak semua orang bisa masuk.

2.      Menu Utama

Menu ini berisi  pilihan form yang nantinya digunakan untuk memasukan data pelanggan lalu dijadikan laporan di menu transaksi detail.

3.      Transaksi

Menu ini ada form yang berfungsi untuk menginput data mengenai biaya atau harga, lama menginap, kode pelanggan dan juga tanggal masuk pelanggan.

4.      Data kamar

Menu ini berisi form yang digunakan untuk memasukan data berupa kode kamar, nama kamar dan juga tarif.

 

 

5.      Input Pelanggan

Menu ini berisi form untuk memasukan data pelanggan yang akan menginap seperti kode pelanggan, nama, alamat dan nomor telepon.

6.      Transaksi Detail

Menu ini berisi semua laporan dari form yang sudah di input untuk ditampilkan menjadi satu.

  

v  Penerapan Aplikasi Pendataan Tamu Blizt Hotel

1.      Langkah pertama dalam penerapan aplikasi ini adalah resepsionis ataupun staff hotel dapat terlebih dahulu melakukan login dengan memasukan id dan pasword yang hanya diketahui oleh pihak yang memiliki kepentingan untuk mengelola transaksi dalam aplikasi ini.

2.      Setelah melakukan proses login pihak staff dan resepsionis hotel akan masuk pada tampilan menu utama dari aplikasi pendataan tamu Blizt Hotel. Terdapat 5 menu utama disebelah kanan yaitu

·         Form Transaksi

Form ini berguna untuk mencatat pilihan jenis kamar dan juga biaya yang harus dibayarkan pelanggan sesuai lama menginap.

·         Form Kamar

Form kamar berguna untuk mencatat pilihan jenis kamar yang dipilih oleh pelanggan sesuai dengan fasilitas yang mereka terima.

·         Form Input Pelanggan

Form ini berguna untuk mencatat data pelanggan yang menginap seperti nama, alamat dan nomor telepon.

·         Form User atau Pengguna

Form ini berguna untuk menambahkan akses bagi staff tertentu dengan memberikan id dan pasword pada staff baru tersebut sehingga ia dapat mengakses aplikasi ini.

·         Menu Pelaporan

Menu ini berguna untuk menampilkan semua transaksi yang terjadi termasuk nama pelanggan, kamar yang digunakan dan total jumlah pembayaran yang diterima.

 

3.      Langkah pertama untuk memulai proses pencatatan adalah mengisi kode pelanggan berdasarkan antrian yang mereka terima. Lalu mengisi nama pelanggan, alamat serta nomor telepon dari pelanggan tersebut.

4.      Langkah kedua dalam proses pencatatan yaitu memilih tipe kamar sesuai permintaan dari pelanggan tersebut. Nantinya setiap tipe memiliki fasilitas dan juga harga yang berbeda. Contoh tipe kamar yang terdapat dalam aplikasi yaitu VIP, Regular, Family.

5.      Langkah ketiga dalam proses pencatatan yaitu mengisi form transaksi. Terdapat 3 kolom utama dalam form ini. Resepsionis hanya perlu mengisi kode pelanggan dan juga tanggal masuk pelanggan, nantinya kode transaksi akan otomatis terisi. Lalu resepsionis harus memilih kode kamar sesuai pilihan tipe kamar dari pelanggan. Selanjutnya resepsionis perlu mengisi berapa lama masa sewa kamar hotel, nantinya harga atau biaya sewa akan otomatis terhitung di kolom total bayar.

 

6.      Selanjutnya adalan menu laporan. Dalam menu ini akan ditampilkan semua data pelanggan yang sudah menginap dalam rentan waktu tertentu. Selain data pelanggan akan di tampilkan jenis kamar yang dipilih serta perolehan uang yang diterima hotel sesuai dengan data pelanggan. Menu ini dapat dijadikan laporan untuk pihak hotel menganalisis keuntungan bersih yang mereka terima.

7.      Menu form user adalah menu yang berguna untuk menambahkan akses pada aplikasi bagi staff baru atau staff tertentu. Nantinya mereka akan memperoleh id dan pasword tertentu untuk mengakses aplikasi pendataan tamu Blitz Hotel.

 

A.  KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

   Di era modern ini teknologi semakin berkembang pesat. Sebuah bisnis yang berjalan di era modern tentunya harus mampu beradaptasi dan memanfaatkan keuntungan yang diberikan oleh teknologi. Hal itu berguna untuk mempermudah dan juga mengurangi kesalahan yang dapat terjadi jika dilakukan secara manual. Sebuah bisnis perlu mendapatkan keuntungan agar bisnis tersebut dapat terus berjalan. Setiap proses transaksi yang terjadi dalam bisnis perlu dicatat baik pemasukan dan juga pengeluaranya. Hal itu bermaksud agar pemilik bisnis mengetahui secara pasti keuntungan yang ia peroleh.

  Bisnis akomodasi atau hotel saat ini semakin menjamur dimana mana terutama di kota kota wisata. Saat ini tidak perlu bangunan besar dan megah agar disebut hotel, cukup rumah besar dengan beberapa kamar sudah dapat dikatakan hotel. Hal itu karena sekarang banyak perusahaan yang menyediakan jasa pengiklanan sewa hotel di internet. Hal tersebut tentunya memudahkan para wisatawan untuk mencari penginapan dimanapun mereka berada. Selain itu jumlah pelanggan yang diterima oleh tentunya akan semakin meningkat.

  Tidak hanya pelanggan yang semakin mudah mencari akomodasi, pihak Blitz Hotel memiliki sebuah aplikasi yang membantu mereka untuk mencatat semua transaksi yang terjadi setiap harinya. Hal itu bermaksud untuk mempermudah pihak hotel mendata jumlah tamu yang mereka terima dan juga perolehan uang yang mereka dapat di rentan waktu tertentu. Nantinya pelaporan dari aplikasi itu akan menjadi acuan bagi pihak hotel untuk mengetahui keuntungan bersih yang mereka terima. Harapanya aplikasi tersebut dapat semakin mempermudah pihak hotel menganalisis semua transaksi yang terjadi. Di era modern seperti ini bisnis hotel perlu memanfaatkan teknologi untuk mempermudah mereka mengelola bisnis mereka.

 

Saran

   Saya mengetahui bahwa aplikasi pendataan tamu hotel  ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu saya selaku pembuat aplikasi ini meminta kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Semoga dengan adanya kritik dan saran dari para pembaca, saya dapat membuat aplikasi yang lebih baik lagi untuk kedepannya. Saya berharap setelah pembaca memahami mengenai laporan saya nantinya dapat dijadikan motivasi untuk membuat atau menciptakan sebuah aplikasi baru yang lebih modern dan variatif

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

Adi Widarma, S. R. (2017). PERANCANGAN APLIKASI GAJI KARYAWAN PADA PT. PP LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk. GUNUNG MALAYU ESTATE - KABUPATEN ASAHAN. In PERANCANGAN APLIKASI GAJI KARYAWAN PADA PT. PP LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk. GUNUNG MALAYU ESTATE - KABUPATEN ASAHAN (p. 10).

Blee, S. (2011). Having Fun With Microsoft Access 2010. Yogyakarta: PT Skripta Media Creative.