Identifikasi Kebutuhan Aplikasi Database

 Nama                            : Akmal Zaidaan

Nim/ Rombel                : 7101418152/ PAPB 18

Mata Kuliah                : Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Hari dan Jam Kuliah : Selasa/07.00 - 08.30

Dosen Pengampu        : Agung Kuswantoro, S. Pd., M. Pd.

LAPORAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL

APLIKASI PENDATAAN TAMU HOTEL BLITZ SEMARANG

 BERBASIS MICROSOFT ACCES

 

 

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Dosen Pengampu : Agung Kuswantoro, S.Pd., M. Pd.

 

Disusun Oleh :

 

Akmal Zaidaan

7101418152

Pendidikan Administrasi Perkantoran B

 

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2021

 

A.  Latar Belakang

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), hotel adalah bangunan berkamar banyak yang disewakan sebagai tempat untuk menginap dan tempat makan orang yang sedang dalam perjalanan. Selain itu menurut Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 1987, hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersial. Usaha hotel adalah usaha penyediaan akomodasi berupa kamar-kamar di dalam suatu bangunan, yang dapat dilengkapi dengan jasa pelayanan makan dan minum, kegiatan hiburan dan atau fasilitas lainnya secara harian dengan tujuan memperoleh keuntungan.

Di era yang serba modern ini penggunaan teknologi untuk membantu jalanya operasional hotel sangatlah penting. Sebuah hotel dapat berjalan lebih efektif dan efisien jika mampu mengimplementasikan teknologi dengan pekerjaan yang ada dalam operasionalnya. Jumlah pengunjung, lama menginap dan jenis kamar harus di data oleh pihak hotel agar dapat mengerti jumlah pemasukan dari layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. Selain itu dengan mengetahui semua hal tersebut dapat mengurangi tindak kecurangan dan penipuan lainya.

Dapat di simpulkan bahwa pendataan yang dilakukan oleh pihak hotel dalam hal ini resepsionis adalah sebuah kegiatan penting yang perlu dilakukan ketika tamu datang untuk menginap atau check in dan juga untuk pergi atau check out. Selain itu pendataan melalui identitas tamu juga sangat penting. Hal itu untuk menghindari tindakan kriminal yang mungkin saja bisa terjadi di lingkup hotel tersebut. Dibutuhkan aplikasi yang mampu mengelola kumpulan data tamu tersebut. Di perlukan adanya pengaplikasian menggunakan media tertentu agar data tamu di hotel dapat dicatat dan dilaporkan mengenai keadaanya kepada pimpinan..

Menurut Hasan Abdurahman dan Asep Ririh Riswaya (2014), aplikasi adalah program siap pakai yang dapat digunakan untuk menjalankan perintah-perintah dari pengguna aplikasi tersebut dengan tujuan mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi tersebut, aplikasi mempunyai arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan salah satu teknik pemrosesan data aplikasi yang biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan data yang diharapkan.

 Menurut (Blee, 2011) Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengola, dan mengola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan unttuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Aplikasi microsoft acces dapat di implementasikan untuk pencatatan semua transaksi . Aplikasi ini merupakan aplikasi sederhana yang dapat digunakan di sebuah organisasi dengan lingkup kecil hingga menengah. Menurut saya aplikasi ini dapat digunakan sebagai media pencatatan dan pendataan mengenai data dan transaksi tamu hotel.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk mengembangkan aplikasi pendataan tamu hotel dengan memanfaatkan aplikasi microsoft acces sebagai database serta pemberi informasi mengenai semua data dan transaksi dari pelanggan hotel Blitz Semarang. Nantinya terdapat sebuah form yang dapat di isi oleh pegawai/ resepsionis untuk menginput data contohnya seperti nama pelanggan, jenis ruangan, lama menginap, dan biaya penginapan

Nantinya akan ada sebuah halaman yang menampilkan informasi mengenai data pelanggan yang sudah di input kedalam aplikasi. Dengan begitu pegawai dapat membuat pelaporan transaksi dengan jangka waktu yang bisa ditentukan. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu pegawai membuat laporan mengenai segala transaksi hotel yang terjadi dengan begitu jumlah pendapatan yang diterima dapat terdata dan dapat dilaporkan kepada pimpinan sesuai dengan keadaan dilapangan.

B.  Rumusan Masalah

1.      Apa saja identifikasi kebutuhan pendataan yang diperlukan oleh Hotel Blitz Semarang ?

2.   Bagaimana penerapan microsoft acces sebagai aplikasi pendataan dapat membantu Hotel Blitz mengelola transaksi yang terjadi ?

C.      Tujuan

Tujuan dari pengidentifikasian kebutuhan pendataan yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem pencatatan dan pendataan transaksi tamu Hotel Blitz Semarang untuk ditemukan permasalahan dan dapat dibuatkan aplikasi untuk menunjang operasional hotel.

 

D.      Manfaat

Aplikasi ini bermanfaat sebagai berikut

1.     Sebagai sumber informasi bagi hotel untuk mengetahui jumlah tamu dan lama menginapnya

2.      Sebagai pendataan mengenai pendapatan yang diterima dari pelayanan hotel yang diberikan

3.  Sebagai informasi kepada pihak pimpinan mengenai semua tamu yang ada untuk menghindari tindakan yang tidak di inginkan

4.   Sebagai sarana untuk melakukan pencarian mengenai tamu hotel agar lebih mudah dan efisien

5.      Pendataan serta pencatatan lebih lengkap dan rapi

            E.       Rencana Rancangan Aplikasi Pendataan Tamu Hotel

Aplikasi pendataan tamu hotel adalah sebuah aplikasi sederhana yang berfungsi untuk membantu pegawai hotel mendata, menyeleksi,  dan melaporkan segala kondisi dari tamu yang sedang menginap di hotelnya. Informasi tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan untuk dijadikan masukan serta dasar keputusan mengenai jalanya operasional hotel kedepanya. Selain itu tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan transparansi kepada pihak tertentu mengenai jumlah pendapatan yang diterima serta jumlah tamu setiap bulanya atau pada periode tertentu.

Aplikasi pendataan tamu hotel akan berisi menu sebagai berikut :

Keterangan  :

1.      Login

Menu ini berfungsi sebagai menu untuk masuk ke dalam sebuah aplikasi atau sebuah web dengan memasukan id dan pasword. Kedua hal tersebut hanya di ketahui oleh orang yang memiliki kepentingan terhadap aplikasi tersebut sehingga tidak semua orang bisa masuk.

2.      Menu Utama

Menu ini berisi  pilihan form yang nantinya digunakan untuk memasukan data pelanggan lalu dijadikan laporan di menu transaksi detail.

3.      Transaksi

Menu ini ada form yang berfungsi untuk menginput data mengenai biaya atau harga, lama menginap, kode pelanggan dan juga tanggal masuk pelanggan.

4.      Data kamar

Menu ini berisi form yang digunakan untuk memasukan data berupa kode kamar, nama kamar dan juga tarif.

5.      Input Pelanggan

Menu ini berisi form untuk memasukan data pelanggan yang akan menginap seperti kode pelanggan, nama, alamat dan nomor telepon.

 

6.      Transaksi Detail

Menu ini berisi semua laporan dari form yang sudah di input untuk ditampilkan menjadi satu.

 

F.       Tabel Identifikasi Kebutuhan

Nama Pelanggan	Alamat Pelanggan	Nomor Telepon	Nama Kamar	Biaya/ Tarif Kamar	Tanggal Masuk	Lama Menginap

 

Keterangan

1.      Nama Pelanggan

Nama pelanggan berguna untuk pendataan identitas dari tamu kamar yang menginap. Dengan mendata identitas dari tamu maka dapat di ketahui apabila sewaktu waktu terjadi hal yang tidak diinginkan di dalam kamar hotel yang di sewakan. Selain itu nama pelanggan berguna untuk pendataan mengenai jumlah tamu yang datang

2.      Alamat Pelanggan

Dengan mendata alamat pelanggan sesuai kartu identitas pelanggan maka dapat di ketahui apabila terjadi tindakan yang melanggar peraturan hotel di dalam kamar hotel selama masa menginap.

3.      Nomor Telepon

Data ini juga termasuk data pencatatan utama tamu hotel, hal itu dikarenakan nomor telepon menjadi salahsatu cara untuk menghubungi tamu hotel.

4.      Nama Kamar

Data ini berfungsi untuk mengklasifikasikan jenis kamar atau type kamar yang digunakan setiap tamu hotel. Hal itu untuk membedakan pelayanan yang diberikan pihak hotel kepada tamu. Karena semakin tinggi jenis kamar atau type kamarnya maka pelayanan akan semakin baik

5.      Biaya atau tarif

Data ini berfungsi sebagai salahsatu tanda untuk mengklasifikasikan jenis kamar karena semakin mahal tarif nya maka semakin tinggi type kamarnya. Selaim itu data ini berfungsi untuk pencatatan laporan keuangan mengenai pendapatan yang diterima.

6.      Tanggal Masuk

Data ini berfungsi untuk mencatat setiap tamu yang datang untuk menginap setiap harinya. Dengan mengetahui tanggal masuk maka dapat diketahui jumlah harga yang tepat. Karena biasanya jika menginap di tanggal merah/ hari libur besar harga dari kamar akan semakin mahal. Selain itu tanggal masuk menjadi acuan bagi pihak hotel untuk tahu kapan tamu hotel check out sesuai kesepakatan pembayaran di awal. Hal itu untuk menghindari kelebihan jam check out karen jika melebihi batas waktu harian check out di anggap menambah hari untuk menginap.

7.      Lama Menginap

Data ini hampir sama seperti data tanggal masuk akan tetapi data ini lebih detail mengenai berapa lama tamu hotel menginap dan kapan seharusnya tamu hotel check out.